La Pequeña Empresa en el Trabajo

¿Qué son las adaptaciones?

Es probable que ya esté proveyendo adaptaciones a los empleados: Alguien que asiste a una clase universitaria necesita tomar un descanso más largo para el almuerzo para escuchar una conferencia. El cónyuge de un miembro del servicio militar necesita un poco de tiempo libre para ocuparse de los problemas familiares. Un empleado que acaba de someterse a una cirugía de rodilla obtiene un lugar de estacionamiento más cerca de su oficina. Esencialmente, adaptación sólo significa haciendo algunos cambios para satisfacer las necesidades de sus empleados para que puedan realizar bien su trabajo y seguir trabajando.

Adaptación bajo la ADA

Según la ADA, una adaptación es cualquier cambio en el entorno laboral, o en la forma en que se hacen las cosas habitualmente, para ayudar a una persona con discapacidad a solicitar un empleo, realizar las tareas de un empleo o disfrutar de los beneficios y privilegios del empleo.

La ADA requiere que los empleadores hagan un esfuerzo de buena fe para hacer una adaptación para solicitantes y empleados con discapacidades a menos que esto cause dificultades indebidas. El empleador paga y, en última instancia, decide qué adaptación se realizará pero esta decisión se toma después de interactuar con el empleado para obtener su opinión sobre lo que se necesita. Las adaptaciones que establezca el empleador también deben ser eficaces.

Una estrategia de mejora y retención del rendimiento

Varios estudios^[1] han demostrado que una adaptación ADA es a menudo una inversión más que un costo. El cincuenta y ocho por ciento de las adaptaciones no cuestan nada. De los que tienen un costo, el monto promedio fue de $500. Además, los empleados que tuvieron una adaptación tenían mejores calificaciones de desempeño, eran menos propensos de dejar el trabajo y se ausentaban menos. Las adaptaciones tienen un buen retorno de la inversión. Casi siempre cuesta mucho más perder un empleado que acomodarlo.

¿Cómo sabe que un empleado necesita una adaptación?

En la mayoría de los casos, simplemente piden uno. Los empleados no necesitan utilizar ningún término legal especial para solicitar una adaptación. Solo necesitan decirle a un supervisor, gerente de recursos humanos u otro líder que tienen una discapacidad que afecta su trabajo. Esta declaración debe desencadenar el proceso de determinar si se necesita una adaptación y ponerla en práctica. El empleador puede (pero no tiene que hacerlo) recopilar información médica sobre la discapacidad para determinar si el trabajador tiene una discapacidad y qué tipo de adaptación podría considerarse. La Red de Adaptación Laboral tiene una documento que explica cuándo y cómo solicitar documentación médica.

Encontrar una adaptación efectiva

Aunque el empleador toma la decisión final sobre qué adaptación se utilizará, el empleado sabe más sobre su discapacidad y sus tareas laborales. Por lo tanto, es vital comunicarse con el empleado para encontrar una adaptación que funcione. Las mejores adaptaciones no son siempre los más costosos o de alta tecnología. A menudo, cuanto más simple, mejor. Aquí hay unos ejemplos:

• Un abogado con discapacidad visual recibe materiales de reunión y capacitación en formatos electrónicos accesibles.
• Una maestra con una lesión por estrés postraumático (PTSI) coloca su escritorio para que pueda ver quién está entrando.
• Un trabajador de la construcción con diabetes toma tres descansos breves durante el día para medir el nivel de azúcar en la sangre y luego trabaja más tiempo para recuperar el tiempo.
• Un cajero que usa silla de ruedas tiene un puesto de trabajo adaptado.
• Un bibliotecario con síndrome del túnel carpiano intercambia funciones laborales marginales con un compañero de trabajo.
• Un guardia de seguridad amputado usa un carrito de golf para moverse en el trabajo.

El significado de razonable

La ADA requiere que los empleadores proporcionen adaptaciones a menos que esto cause dificultades indebidas. ¿Qué significa esto? Las dificultades indebidas son “acciones que requieren dificultades o gastos significativos.” No existe un nivel de costos específico que defina las dificultades indebidas para todas las empresas. Mas bien, se considera caso por caso, según los recursos y las necesidades operativas de la empresa. Como pequeña empresa, tenga en cuenta estos puntos:

• La adaptación más costosa no es siempre la mejor. Manténgala simple y creativa.
• Antes de rechazar una solicitud de adaptación basada en dificultades indebidas, comuníquese con su centro regional de la ADA para discutir la orientación proporcionada por la EEOC.

¿Qué NO es una adaptación?

A continuación, se muestran algunos ejemplos de lo que NO se le requiere hacer al proporcionar adaptaciones:

• Eliminar funciones esenciales del trabajo. Esté preparado para mostrar, para cada puesto de trabajo, las funciones laborales esenciales y marginales. No está obligado a eliminar funciones laborales esenciales (las que son fundamentales para la razón por la que existe el trabajo) para proporcionar un adaptación a un empleado, pero es posible que tenga que eliminar o intercambiar funciones laborales marginales.
• Comprometer la salud y la seguridad. Si hay evidencia de que una adaptación no sería segura para otros en el lugar de trabajo, busque otra opción de adaptación. Si no hay otras opciones, el trabajador puede ser despedido.
• Reducir la productividad. Una adaptación debe permitir que un empleado cumpla con los estándares de productividad. Pero el empleador no está obligado a reducir los estándares de productividad.
• Tolerar el consumo de alcohol o drogas en el trabajo. La ADA no protege a quienes actualmente consumen alcohol o drogas ilegales. Tolerar el consumo de alcohol o drogas en el trabajo NO es una adaptación. Sin embargo, la ADA protege a quienes ahora están sobrios, pero tienen un historial de adicción o están en tratamiento. Por lo tanto, se le podría solicitar que proporcione una adaptación que le permita a un trabajador asistir al tratamiento.

Licencia de trabajo o reasignación: adaptaciones de último recurso

Licencia laboral o reasignación a veces podrían ser necesarios como opciones de adaptación. Pero estos deben usarse como último recurso. Cuando sea posible, utilizar adaptaciones que mantengan al empleado involucrado en el trabajo es mejor para la empresa y para el empleado. Por ejemplo, ¿se puede utilizar la tecnología para que el empleado pueda trabajar en casa a tiempo completo o parcial? ¿Puede haber otros cambios en el lugar de trabajo o en el equipo? ¿Se pueden intercambiar o eliminar funciones laborales marginales? Por último, tenga cuidado con las políticas de licencia “sin culpa” que automáticamente despiden a los empleados que exceden un límite de licencia laboral en particular. Se ha determinado que estas políticas violan la ADA.

Adaptaciones: Paso a paso para pequeñas empresas

Las adaptaciones son más fáciles de implementar si sigue un enfoque paso a paso, ¡y puede comenzar hoy mismo!

Pasos generales en su lugar de trabajo

1. Identificar las funciones laborales. Asegurarse de que todos los títulos y descripciones de los puestos especifiquen funciones esenciales versus funciones marginales.
2. Correr la voz. Informar a todos los solicitantes y empleados sobre su derecho a una adaptación y cómo solicitarla.
3. Crear un proceso de adaptación. Crear un proceso de adaptación como para toda la empresa que especifique claramente quién está involucrado en cada paso del proceso (incluyendo cómo participará el empleado), qué rol juegan los supervisores, qué comunicaciones son necesarias, los criterios para tomar decisiones (por ejemplo, si se recopilará información médica o cuándo) ), cómo se financiarán las adaptaciones y cómo se supervisará su eficacia.
4. Considere centralizar los fondos y expertos de adaptación. Cuando sea posible, centralice su proceso de adaptación mediante la designación de expertos y fondos. Si se deja que los supervisores creen y financien sus propias adaptaciones, el proceso no será tan eficiente o efectivo.
5. Adiestrar gerentes y supervisores. Educar a todos los supervisores sobre cómo reconocer una solicitud de adaptación y qué hacer si obtienen una.
6. Rastrear y administrar. Crear un sistema para rastrear las solicitudes de adaptación en cada etapa. Este sistema no necesita ser complejo o de alta tecnología. Puede ser tan simple como una hoja de cálculo. Si usted es un contratista federal, el seguimiento es una parte vital para cumplir con la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación y VEVRAA.

Cuando un empleado solicita una adaptación

1. Reconocer y confirmar. Comuníquese con el empleado para asegurarle que su solicitud de adaptación ha sido recibida y procesada. Luego, deles una breve descripción general de lo que puede esperar en los próximos días.
2. Interactuar. Dentro de una semana, reúnase con el empleado en privado para discutir su discapacidad, qué funciones laborales se ven afectadas por la discapacidad y cómo se ven impactados. Aborde las preocupaciones de los empleados y lo que el empleado puede esperar para los próximos pasos.
3. Estudie la situación. Analice la situación y la necesidad. Decida si se necesita más información, como información médica o more analysis of job tasks and equipment. Consulte Discapacidades y Adaptaciones de la A a la Z para obtener sugerencias de adaptaciones para discapacidades específicas.
4. Elija una adaptación. Si necesita ayuda para elegir una adaptación, considere una consulta gratuita con un experto en adaptación en el Red de Adaptación Laboral.
5. Comuníquese con el empleado. Comuníquese con el empleado sobre las adaptaciones que utilizará y discuta los próximos pasos. Deles la oportunidad de expresar sus preguntas o inquietudes. Finalmente, asegure al empleado que la información sobre su discapacidad no será compartida con otros en el lugar de trabajo.
6. Implementar. Algunas adaptaciones son simples y funcionan de inmediato. Otros pueden tomar un poco de tiempo de ajuste o requerir un breve adiestramiento antes de comenzar a funcionar. Asegúrese de que el empleado tenga el tiempo necesario para acostumbrarse a hacer las cosas de manera diferente. Además, los gerentes y compañeros de trabajo que se ven afectados por la adaptación podrían necesitar alguna información. Simplemente dígales que la persona está recibiendo una adaptación, que es un derecho bajo la ley federal. Luego describa cualquier cosa que puedan necesitar hacer de manera diferente debido a la adaptación del compañero de trabajo. No comente a otros en el lugar de trabajo sobre la discapacidad del empleado.
7. Supervisar y modificar. Una vez que el empleado se haya adaptado a la adaptación, supervise su eficacia. Hable con el empleado para conocer su opinión sobre su eficacia. Discuta si su productividad está a la altura de las expectativas. Considere cómo se podrían realizar las mejoras.
8. Manténgase en contacto. Las discapacidades pueden cambiar. Los trabajos pueden cambiar.

Referencias

[1] Universidad DePaul. (2007). Explorando la línea de fondo: Un estudio de los costos y beneficios de los trabajadores con discapacidad (PDF); Red de Adaptación Laboral. Adaptación y cumplimiento: Low cost, high impact.